DPO service
Data Protection Officer
DPO er en forkortelse for det engelske ”Data Protection Officer”. På dansk kaldes DPO’en for en ”databeskyttelsesrådgiver”. Denne type rådgiver spiller en afgørende rolle i en organisations ledelsesstruktur.
Du kan få DPO-tjenester hos Høgsbro+ som en ekstern service. Skal vi hjælpe din virksomhed?
DPO
DPO’en sikrer overholdelse af databeskyttelsesprincipper gennem rådgivning til ledelsen om lovgivning, risikovurderinger og konsekvensanalyser, og kan være med til at fremme en kultur af højnet databeskyttelse blandt medarbejderne gennem oplysning og uddannelsesindsatser.
At benytte en ekstern DPO kan være mere omkostningseffektivt end at ansætte en intern medarbejder til denne rolle. En ekstern DPO tilbyder også større fleksibilitet ved at kunne tilpasse sig varierende arbejdsbelastninger og håndtere akutte problemer såsom sikkerhedsbrud. Derudover er det ofte lettere at sikre den nødvendige ekspertise og kompetence med en dedikeret specialist.
Outsourcing af DPO-funktionen
Høgsbro+ tilbyder DPO-tjenester som en ekstern service. Ved at outsource DPO-funktionen får virksomheden en skræddersyet service, der kan håndtere alle opgaver i overensstemmelse med dennes specifikke behov.
For almindelige virksomheder er der i visse tilfælde krav om udpegelse af en DPO.
De fleste virksomheder skal dog ifølge persondataforordningen (GDPR) ikke have en databeskyttelsesrådgiver.
Selv hvis der ikke er krav om, at jeres virksomhed skal have en DPO, kan det dog alligevel være en god idé at rådføre jer med en rådgiver, som kan hjælpe med mange af de samme opgaver, som en databeskyttelsesrådgiver udfører.
Flg. Gældende regler, skal ikke-offentlige organisationer have udpeget en databeskyttelsesrådgiver, hvis følgende 3 betingelser er opfyldt:
- Behandling af personoplysninger skal være virksomhedens kerneaktivitet
- Der skal behandles personoplysninger i et stort omfang
- Behandlingsaktiviteten består i regelmæssig og systematisk overvågning af personer eller behandlingen vedrører følsomme oplysninger eller oplysninger om strafbare forhold
Hvis I kan svare ja til alle 3 punkter, er virksomheden forpligtet til at skulle have en databeskyttelsesrådgiver.
Uanset om du efter loven er forpligtet til at skulle have en sådan rådgiver, skal du dog stadig overholde GDPR under alle omstændigheder. Og uanset om du udpeger en DPO eller ej, kan det være en god idé at få hjælp udefra til at sikre overholdelsen af Persondataforordningen.
Hvad er compliance?
Begrebet compliance betyder på dansk “overholdelse” og indebærer, at din virksomhed og dine medarbejdere altid overholder de relevante love, regler, standarder og etiske retningslinjer. En virksomhed, der efterlever et specifikt regelsæt, betragtes derfor som værende compliant.
Der kommer dog hele tiden nye lovkrav og regler, som virksomheder skal følge, og derfor løbende må gøre en indsats for at være opdateret – og ikke mindst – i overensstemmelse med de nye regler.
Et eksempel på lovkrav, der skal overholdes, er den nye bogføringslov, som stiller krav om, at visse virksomheder skal digitalisere deres bogføring. Det samme gælder den nye lov om tidsregistrering af arbejdstid, hvidvasklovgivningen til forebyggelse og bekæmpelse af hvidvask og terrorfinansiering og selvfølgelig den mest notoriske af dem alle; persondataforordningen der stiller krav om data- og behandlingssikkerhed.
I tilfælde af non-compliance – dvs. manglende overholdelse af de gældende regler og lovgivninger – kan der være flere forskellige sanktioner, heriblandt:
- Bøder
- Tab af kunder
- Tab af omdømme
- Økonomiske tab
- Strafferetlige anklager
Compliance konsulenter
Virksomheder i dag er forpligtede til at leve op til adskillige gældende regler, standarder og lovgivning. Arbejdet med compliance dækker derfor bredt og gælder som nævnt ikke kun persondataområdet.
Hos Høgsbro+ har vi freelance compliance konsulenter til rådighed med mangeårig erfaring indenfor branchen og de branchespecifikke fagområder. Med en compliance konsulent fra Høgsbro+ får du derfor en sparringspartner og kompetent rådgiver, der kan arbejde tæt sammen med din virksomhed for at optimere processer og procedurer samt medvirke til at sikre, at din virksomhed opretholder den ønskede grad af compliance.
For at din virksomhed kan blive compliant, er der en række forhold, I skal overveje:
- Hvilke love er relevante for netop jer?
- Hvordan kan I sikre, at virksomheden overholder lovgivningen?
- Hvordan kan I kontrollere, at gældende lovgivning bliver overholdt i virksomheden?
- Hvordan kan I forhindre overtrædelser af reglerne?
- Hvordan kan I sikre, at medarbejderne kender til lovgivningen?
Compliance opgaver
Compliance-funktionen i en virksomhed kan have mange opgaver. Opgavemængden afhænger af, præcis hvilke love og regelsæt, der er gældende for netop din virksomhed.
Opgaverne kan bl.a. være:
- Løbende opdatering på gældende regler og love
- Etablering og overvågning af interne standarder
- Risikostyring og konsekvensanalyse
- Udarbejdelse af interne politikker
- Procedurer for beskyttelse af persondata
- Regelmæssig medarbejderuddannelse og træning
- Håndtering og eskalering af hændelser
- Ledelsesrapportering
- Etablering af whistleblower programmer
- Udarbejdelse af programmer til bekæmpelse af hvidvaskning af penge
- Intern auditering og periodisk kontrol
- Tværorganisatorisk koordinering
- Forebyggelse og håndtering af interessekonflikter
- Bæredygtighed/virksomhedens sociale ansvar
- Overholdelse af menneskerettigheder
Har virksomheden ingen ansatte med viden på området, så er det en stor mundfuld at give sig i kast med. Outsourcing af funktionen er dermed en oplagt mulighed. Høgsbro+ kan hjælpe med at reducere kompleksiteten af opgaverne og konkretisere virksomhedens behov for tilpasning og struktur.
Har du brug for en konsulent, der har fokus på compliance eller GDPR, så kan vores erfarne compliancekonsulenter hjælpe din virksomhed med at optimere og beskrive processer og procedurer. På den måde kan I leve op til kravene om compliance, GDPR og diverse andre sikkerhedsstandarder.
Skal vi hjælpe dig?
Klik her og udfyld vores kontaktformular, så tager vi en uforpligtende samtale om, hvordan vi kan hjælpe netop din virksomhed med compliance arbejdet.