Hvorfor vælge outsourcing af løn?
Vi tilbyder nærværende lønadministration af høj kvalitet
Hvorfor skal du vælge outsourcing af løn? Det er et spørgsmål mange stiller sig selv på ét eller andet tidspunkt, da det kan frigive en masse interne ressourcer. Vil du finde ud af, om outsourcing kan være en bæredygtig løsning for din virksomhed? Og er du usikker på, hvordan du skal gå videre, og hvor du skal begynde? Så læs videre på denne side.
Du kan naturligvis også kontakte os ved at klikke her >
Der er ingen tvivl om, at der opstår forskellige spørgsmål, når man overvejer at outsource interne opgaver til en ekstern virksomhed – i dette tilfælde et lønbureau. Det er der god grund til, da der er mange faktorer, der spiller ind, før man træffer en beslutning.
Det drejer sig i bund og grund om at bruge outsourcing til at udføre en opgave, som med fordel kan uddelegeres til en partner, med det formål at frigøre ressourcer i virksomheden.
Dette er ikke en komplet beskrivelse, da hver virksomhed er unik og har forskellige muligheder og mål. Vores mål er at give dig en mere grundig mulighed for at nå frem til en konklusion. Med andre ord, at hjælpe dig med at vurdere fordele og ulemper og tage fat på de primære faktorer. Dem, der skal overvejes i forbindelse med outsourcing.
Hvorfor vælge outsourcing af løn?
Som virksomhedsejer indser du, at det ikke altid er muligt at forsøge at klare alting selv. Dette skyldes til dels, kompetencer, tid, konkurrence og teknologiske fremskridt. Alt det, som i stigende grad påvirker de strategiske beslutninger, der har til formål at sikre rentabiliteten og konkurrenceevnen i din virksomheds aktiviteter.
Forbedring af virksomhedens effektivitet kan opnås ved at sikre de rette kompetencer til de opgaver virksomheden står overfor. Visse funktioner kan f.eks. effektivt outsources til tredjepart for at optimere rentabiliteten og mindske risikoen for uforudsete omstændigheder. Ikke mindst i forhold til virksomhedens interne medarbejderressourcer.
Når det skal afgøres, om en virksomhed skal håndtere en opgave internt eller outsource den til en anden part, spiller flere faktorer ind. For at træffe en velovervejet beslutning er det afgørende at overveje følgende fra starten.
Hvad er årsagen til virksomhedens overvejer at outsource sine aktiviteter?
- Forbedring af vores operationelle drift
- Vi mangler de rette kompetencer til at løse en specifik opgave
- Reducere interne lønomkostninger eller antal ansatte
- Vi kan ikke rekruttere de rigtige medarbejdere
- Funktionen er for sårbar at håndtere internt i virksomheden
- Der er ikke mulighed for intern backup ved ferie, sygdom eller barsel
Når ovenstående er afklaret, skal I træffe en beslutning om:
- Hvilke specifikke opgaver vil I outsource?
- Ønsker I at outsource hele funktionsområder eller kun dele af dem?
- Hvad forventer vi at reducere vores ressourcer med i forbindelse med outsourcing?
- Hvordan finder vi den korrekte samarbejdspartner?
- Hvilke potentielle risici er der forbundet med outsourcing af funktioner til en ekstern partner?
Fordele og ulemper ved outsourcing af løn
Fordelene og ulemperne ved outsourcing skal naturligvis overvejes nøje inden den endelige beslutning tages. Her er det vigtigt at huske på, at virksomheder konstant udvikler sig. Derfor er fordele og ulemper relative.
Det, der er en ulempe i dag, kan blive en fordel i morgen – og omvendt. Der er dog alligevel visse outsourcing fordele og ulemper, vi oftest ser.
FORDELE:
- Outsourcing kan vise sig at være et omkostningseffektivt valg i forhold til den eksisterende drift.
- En samarbejdspartner der har specialiseret sig i et bestemt fagområde, råder ofte over flere kompetencer inden for netop dette område.
- Fravær på grund af sygdom eller barselsorlov belaster ikke længere jeres virksomhed.
- Assistancen kan ofte være fleksibel, så der kan tilføjes ressourcer ved spidsbelastning eller assistancen kan reduceres ved sæsonudsving
- I kan bruge jeres interne ressourcer på jeres kernekompetencer.
- Der skal ikke oplæres nye medarbejdere i opgaver, der ikke er jeres kernekompetencer
ULEMPER:
- Det kan være billigere på kort sigt at beholde opgaverne i virksomheden.
- Outsourcing kan potentielt forårsage forstyrrelser og uro i en organisation, hvis medarbejdere afskediges eller flyttes.
- Manglende kommunikation mellem jeres virksomhed og den eksterne samarbejdspartner.
- Jeres virksomhed skal stadigvæk levere informationer til samarbejdspartneren, output bliver ikke bedre end input.
Nu skal du så “bare” overveje, om fordelene fylder mere end ulemperne. Har du behøv for at tage at snak med os for at komme denne beslutning nærmere, så tag kontakt til os her.
Omkostning ved outsourcing
Når du beregner omkostningsbesparelserne ved at outsource, er det vigtigt også at overveje de ressourcer, der er nødvendige for samarbejdet, f.eks. i forhold til kommunikation eller de ressourcer der nødvendige for at få opgaverne outsourcet.
Det er vigtigt at have en forståelse af opstartsomkostningerne, afhængigt af kompleksiteten af de opgaver I ønsker at outsource kan opstartsomkostningerne variere. Hvis opgaverne umiddelbart kan flyttes uden krav om nye systemer eller konvertering af eksisterende systemer, kan opstartsomkostningerne være meget overskuelige.
Kræver en outsourcing derimod, at I skal skifte eksisterende systemer, der muligvis er integreret mod andre systemer I jeres virksomhed, kan konverterings- og softwareomkostninger i forbindelse med outsourcing blive betragtelig.
Risici forbundet med outsourcing
Ligesom med ansættelser i jeres virksomhed, vil der også være risici forbundet med outsourcing. En leverandør kan testes ved at tildele leverandøren en del af en opgave, for at vurdere leverandørens evne til at opfylde jeres krav.
Det vil en fordel for alle, der er involveret i outsourcing processen at anvende denne metode, da det hjælper med at få en forståelse af opgavernes kompleksitet og gør det muligt at lære hinandens processer og krav at kende.
En anden metode til at håndtere mere komplicerede outsourcing opgaver, kan være at hente en konsulent fra den valgte leverandør ind i virksomheden i en periode.
Denne fremgangsmåde giver konsulenten mulighed for at få en forståelse af opgaven og de involverede systemer, hvilket kan bidrage til at skabe tillid og bedre forståelse mellem jer og leverandøren.
Hvad er de forretningsmæssige konsekvenser af outsourcing af krav?
For at outsourcing kan blive effektiv, er det vigtigt, at ledelsen for de relevante afdelinger hos jer, deltager aktivt i processen. Specielt omkring gennemførslen af de nødvendige ændringer i organisationen. Dette kan kræve, at der afsættes en vis mængde ledelsesmæssige ressourcer til gennemførelsen af processen.
I forbindelse med outsourcing vil der typisk opstå usikkerhed i jeres virksomhed, hvis der er tale om en opgave, der tidligere er blevet håndteret af interne ressourcer.
Når I beslutter jer for at outsource dele af jeres drift, er det vigtigt at gennemføre nogle forberedende øvelser for at sikre, at organisationen er godt forberedt på overgangen og for at minimere eventuelle komplikationer i implementeringsfasen.
I bør forberede jeres organisation på outsourcing ved at:
- Giv en forklaring på årsagerne til, at I har valgt at outsource og tidshorisonten for forløbet.
- Sørg for at formidle budskabet på en måde, der kan forstås af alle.
- Udpeg nogle medarbejdere der kan fungere som ambassadører for processen.
- Enhver fratrædelse eller omplacering af medarbejder bør håndteres på en måde, der respekterer den berørte medarbejder.
- Den berørte afdelingsledelse i jeres virksomhed skal være meget synlige omkring indarbejdelsen af de nye rutiner.
Krav til din samarbejdspartner
Når I beslutter jer for at outsource funktioner i jeres virksomhed, er det afgørende at I foretager en omfattende gennemgang af jeres behov, så I præcis ved hvad I forventer af jeres fremtidige samarbejdspartner.
Uden en afklaring af jeres forventninger til en outsourcing vil I modtage tilbud på opgaverne som tager udgangspunkt i standardløsninger, som muligvis ikke lader sig integrere i jeres virksomhed.
Derfor er det nødvendigt at udarbejde en liste over krav til både leverandøren og den/de funktion(er), som I ønsker at outsource. Så det bliver lettere at afstemme forventningerne under de indledende møder, og det vil også lette valget af den rigtige leverandør.
I sidste ende vil det spare tid og kræfter i forbindelse med at finde den helt rigtige samarbejdspartner for jeres virksomhed.
Altid en skriftlig kontrakt
Det er vigtigt, at der foreligger en kontrakt mellem parterne, og det kan være en fordel at få juridisk bistand for at sikre, at alle parter er klar over og sikre sig, at de er enige om den gensidige aftale.
Kontrakterne kan spænde fra standardiserede månedlige ydelser til aftaler, der er skræddersyet til jeres virksomheds specifikke behov.
Aftaler omkring outsourcing vil ofte være tilpasset jeres behov for ydelser og derfor bør aftale tage højde en vis fleksibilitet, da jeres virksomhed vil udvikle sig gennem samarbejdet.
Nedenstående bør altid være specificeret i en aftale omkring outsourcing, udover de almindelige krav til en aftale:
- Specifikation af opgaveløsning
- Krav til opgaveløsningen
- Faste ydelser der indgår og prisen på dem
- Mulighed for fleksible ydelser og prisen på dem
- Opsigelsesvarsel
- Brugsret af software der er stillet til rådighed af leverandøren
Som tidligere nævnt er det tilrådeligt at søge juridisk vejledning, når du udarbejder eller gennemgår en kontrakt. Når det gælder prisen på lønadministration, kan du prøve vores online prisberegner her >