Velkommen til Gør Det Enkelt om “Outsourcing”. En serie af blogindlæg, der også udkommer som mini podcast og er skabt af Høgsbro+. Vi er dit konsulenthus inden for løn og økonomi, så helt naturligt omhandler første del et af vores kerneområder. Nemlig, outsourcing for at frigive interne resourcer.
Overvejer du om outsourcing er det rette for jer? Måske du ikke er sikker på, hvordan du skal gribe det an, og hvor man i det hele taget starter? Så er dette indlæg skabt til netop dig. Og hvis du foretrækker at lytte fremfor at læse, så klik på videoen herunder og få en mini podcast version i stedet.
Spørgsmålene er helt sikkert rigtig mange, for der er mange ting at overveje, inden man beslutter sig for outsourcing af opgaver, der hidtil har været håndteret internt.
I bund og grund handler det om, at din virksomhed får noget positivt ud af outsourcingen. Det kan være at få løst en opgave eksternt, så der frigives vigtige ressourcer internt. Eller måske en ekstern ekspertise, der ikke er til stede i virksomheden og hidtil har været løst ad hoc via eksterne ressourcer alligevel.
Uanset hvad dine overvejelser er, vil vi gennemgå fordele og ulemper, faldgrupper, risici samt potentialet ved outsourcing i denne mini podcast. Så sæt dig til rette og vær med på en lytter, når vi taler outsourcing igennem her i Gør Det Enkelt fra Høgsbro+.
Hvorfor overveje outsourcing?
Som erhvervsdrivende erfarer man hurtigt, at man ikke altid kan det hele selv. Der er meget at tage hensyn til, og verden er i kontant forandring. Alt fra globalisering til konkurrenter og teknologisk udvikling spiller ind, når strategiske beslutninger skal træffes. Den slags belutninger, der gerne skal sikre virksomhedens drift, konkurrenceevne og, i sidst ende, vækst!
Én måde at sikre højere kvalitet i driften, er at bruge jeres interne ressourcer og kompetencer optimalt. Det betyder samtidig, at de opgaver og områder, der ikke er del af jeres kerneforretning, med fordel kan outsources til en samarbejdspartner, der netop er specialist inden for netop dét område.
Typiske områder, der outsources, er lønadministration eller regnskab.
Hvad vil du gerne opnå for din virksomhed gennem outsourcing?
Når en virksomhed skal investere i eksterne ressourcer, kommer en række overvejelser hurtigt på banen. Helt overordnet skal du tage stilling til, hvorfor virksomheden ønsker at outsource.
De kunne eksempelvis være en af nedenstående ønsker:
- Er målet en mere lønsom drift?
- Har I ressourcemangel og overvejer outsourcing fremfor flere ansatte?
- Måske har I bare ikke kompetencerne internt og skal bruge eksterne speicialister
- Det kan også blot være et ønske om lavere faste omkostninger
- Oplever udfordringer i forbindelse med ferie, sygdom eller barsel og søger blot en back-up?
- Det kan også være en udfordring, der er helt unik for netop jeres situation lige nu og her
Når du er klar på, hvorfor du overvejer outsourcing, vil du typiske også vide, hvad behovet er. Det fører til overvejelser som:
- Hvilken områder eller funktioner ønsker du at outsource?
- Er det måske kun dele af funktionen, der skal varetages af en ekstern ressource?
- Hvor mange ressourcer er du klar til at investere i outsourcing?
- Hvordan finder du den ideelle samarbejdspartner til dine behov?
- Hvilke risici er der forbundet med outsourcing af interne funktioner?
Lad os gennemgå fordele og ulemper ved outsourcing
Din virksomhed skal gerne få noget ud at outsource en given opgave. Det vil typisk være med det formål at frigive interne ressourcer. Når en opgave eller et specifikt område outsources, vil det frigive ressourcer til at fokusere på virksomhedens kerneforretning.
Det skulle gerne resultere i vækst på bundlinjen samt glade medarbejdere, og det er reelt dér, vi finder den primære årsag til at mange vælger outsourcing: Du får eksterne specialister til at lave det, de er bedst til, så dine medarbejdere kan fokusere på opgaver inden for det område, din virksomhed er bedst.
Dermed kunne vi reelt sige “Tak fordi du læste med her og god fornøjelse med at vælge outsourcing”, men så simpelt er det trods alt ikke.
Formålet med at gennemgå både fordele og ulemper er nemlig at give dig optimale forudsætninger til at træffe din beslutning. Eller som minimum at give dig bedre mulighed for at veje for og imod ved at komme rundt om de helt overordnede overvejelser.
Lad os starte med fordelene, som vi lige kort remser op:
FORDELE VED AT BENYTTE EKSTERNE RESOURCER:
- Outsourcing kan være billigee end at have det in-house
- Det er altid en faglært medarbejder, der varetager opgaven
- Du vil aldrig opleve, at en outsourcing ressource er syg eller på barsel
- Du får det antal timers assistance, du har behov for
- Omkostningerne er altid kendt på forhånd, da der foreligger en klar aftale
- Alle i din virksomhed kan bruge dyrbar tid på virksomhedens kernekompetencer
- Øget fleksibilitet, hvor du kan tilkøbe ydelser efter behov
- Du skal aldrig bekymre dig om oplæring af en ny medarbejder
Omvendt, så kan der som sagt også være ulemper:
- Det er muligt, at det er billigere for jer at insource
- Nå en opgave outsources, kan det skabe uro i organisationen, da det typisk vil betyde stillingsnedlæggelse og derfor en opsigelse eller om omrokering af medarbejdere
- Forkert valg af samarbejdspartner kan trække ekstra på interne ressource
- Manglende retningslinjer mellem virksomhed og ekstern samarbejdspartner kan resultere i utilfredsstillende opgaveløsning
Foruden de helt overordnede fordele og ulemper netop nævnt, er der også en række faldgrupper. De hænger reelt sammen med især ulemperne, så derfor gennemgår vi også nogle af disse.
En af de typiske faldgrupper er, når en virksomhed vælger at outsource en opgave, der reelt har stor værdi for kernekunderne. Forestil dig en restaurant, der outsourcer deres madlavning. Dét ville nok ikke blive populært, da deres kunder kommer til restaurant for netop deres madlavning.
Dermed kan de teoretiske fordele ved outsourcing gå hen og blive ulemper i praksis.
Desuden kan den valgte samarbejdspartner oversælge deres fleksibilitet, og hvis netop det høje niveau af fleksibilitet er afgørende for din virksomhed, kan det blive problematisk i dagligdagen, hvis samarbejdspartneren ikke kan leve op til dette.
Sidst, men bestemt ikke mindst i disse globale tider, så vælger mange den billigste mulighed, som er udenlandske samarbejdspartnere. Det kan også fungere inden for flere områder. Dog er det sjældent en succes, hvis den udenlandske samarbejdspartner ikke har fuldt opdateret kendskab til danske forhold og lovgivning.
Hvordan skal din virksomhed outsource?
Der er naturligvis mange måder, du kan vælge at outsource på. Inden du kontakter mulige samarbejdspartnere, skal du dog selv have taget stilling til en række afgørende faktorer.
Du skal tage stilling til, hvad din virksomheden er villig til at investere i outsourcing. Hvilke ressourcer har virksomheden til rådighed nu, og hvad skal I bruge fremadrettet? Og inden en kontrakt underskrives, skal du selvfølgelig sikre dig, at der også er en ordentlig mulighed for opsigelse af samarbejdet. Selv de bedste begyndelser kan jo gå skævt hen af vejen, eller omstændigheder for din virksomhed kan ændre sig.
Pris på outsourcing: Hvad koster det?
Når vi taler om outsourcing, skal du huske ikke kun at regne på, hvad der spares. Du skal nemlig også tage højde for, at der vil være ressourcer, der skal bruges på selve samarbejdet. Det kan være daglig kommunikation, og måske en medarbejder skal være hos jeres nye samarbejdspartner i en periode, indtil outsourcing er klar til at blive implementeret.
Der er mange muligheder, og behovedet for interne ressourcer, der skal indgå i en outsourcing, vil afhænge af hvilke funktioner, der skal outsources.
Det er derfor vigtigt at kende opstartsomkostningerne, da der er forskellige tilgange til disse. Opstartsomkostningerne kan være højere, end du måske tror, da outsourcing typisk kræver en større mængde indledende arbejde. Jo mere kompleks, des mere tid vil den indledende fase kræve. Og tid er som bekendt penge.
Der findes også brancher, hvor kompleksiteten ikke er en afgørende. I det tilfælde er omkostninger i opstartsfasen betydeligt lavere. Ikke to virksomheder eller samarbejder er ens, så det kræver en indsats fra dig og din virksomhed, at finde den optimale løsning til lige netop jeres behov.
Risici ved outsourcing
Alle ændringer er forbundet med en risiko. Når det gælder outsourcing af funktioner i virksomheden, er det noget, man må prioritere at tage højde for, når beslutningen om outsourcing skal træffes.
For mange kan det være en god begyndelse, at man vælger en samarbejdspartner, hvorefter man starter med at outsource en del af opgaven. Så kan man vurdere, om der er et godt match og en gensidig forståelse for, hvordan samarbejdet skal gøre.
Det vil typisk være en fordel for alle parter, da de giver alle involverede et indblik i opgavens kompleksitet. Man lærer også hinanden at kende og finder den rette kommunikationsform.
En anden udbredt tilgang er at få en konsulent ud, der lærer din virksomhed og jeres systemer at kende. Outsourcingen sker så reelt i ét hug, men efter en overgangsperiode, hvor der er opbygget tillid og forståelse mellem samarbejdspartneren og din virksomhed.
Hvilke krav stiller outsourcing til din virksomhed?
For at få succes med outsourcing stilles der krav til din virksomhed. Især en aktiv deltagende ledelse, der er klar til at tage de nødvendige beslutninger, så de organisatoriske forandringer gennemføres. Det kræver derfor typisk en del ledelsesmæssige ressourcer at implementere processer i forbindelse med outsourcing.
Der vil ofte være stor usikkerhed i de dele af organisation, der bliver berørt mest af outsourcing. Det er især jobusikkerhed samt en forventning om, at det vil være tidskrævende i en periode, hvilket kan skabe uro.
Ved outsourcing af store dele eller hele funktioner i en virksomhed, kan forberedende øvelser være med til at sikre, organisationen forskånes mest muligt. Som minimum kan det afbøde eventuelle frustrationer i implementeringsfasen.
Det kan ske ved at fortælle, hvorfor virksomheden outsourcer, og hvornår dette skal ske.
Vær endelig opmærksom på at kommunikere enkelt og tydeligt, så der ikke er tvivl om, hvad der skal ske. Det kan også være en fordel at involvere medarbejdere, der ser positivt på denne forandring, så de kan være interne ambassadører for de kommende ændringer.
Endeligt er det altafgørende, at eventuelle fyringer eller omrokeringer behandles med respekt for den enkelte medarbejder. Outsourcing kan hurtigt blive set som “fjenden”, hvis man ikke får sikret dette skridt.
Hvad er dine krav til en samarbejdspartner?
Det er vigtigt at stille krav til sin leverandør, og det skal ske ud fra hvilke behov, virksomheden har, når outsourcing af funktioner tilvælges.
Når en leverandør skal vælges, vil det ofte ske via et netværk. Du har måske en ven eller tidligere kollega, der kender den perfekt samarbejdspartner, og derfor starter du med at kontakte dem.
Eller du har fundet en virksomhed online, der lyder fornuftig, hvorefter du ser på hvad denne potentielle leverandør kan gøre for din virksomhed.
Faktisk bør du starte omvendt.
Først skal du finde frem til hvilke ressourcer, kriterier og behov din virksomhed har. Derefter kan du udvælge nogle leverandør og kontakte dem med udgangspunkt i dine ønsker og behov.
Der skal ganske enkelt laves en kravsspecifikation til samarbejdspartneren, der indeholder information omkring den opgave eller de funktioner, din virksomhed påtænker at outsource.
På denne måde bliver forventningsafstemningen ved et møde også lettere. En potentiel leverandør kan også på forhånd sige til, hvis de ikke kan leve op til jeres krav. Så skal hverken du eller de spilde tid på et møde, hvor I aldrig vil kunne finde fælles fodslag eller blive et godt match.
Sidst, men ikke mindst, husk altid en skriftlig kontrakt
Det siger næsten sig selv, men derfor skal det alligevel inkluderes her også.
En kontrakt mellem parterne er obligatorisk, når vi taler om outsourcing. Det kan også være en fordel med juridisk bistand, så alle er indforstået med indholdet af aftalen. Kontrakten kan være meget forskellig, da den kan omhandle alt fra standardiserede ydelser hver måned til skræddersyede aftaler tilpasset din virksomheds specifikke behov.
Af samme årsag er det også vigtigt at tage højde for fleksibilitet og notere eventuelle ændringer i virksomheden, der kan have betydning for samarbejdet.
Lidt stikord til indhold i en kontrakt kunne være:
- Specifikationer og krav
- Parternes ret og pligt
- Starttidspunkt
- Samarbejdets varighed
- Ophør af samarbejdet
- Betaling
- Ansvar
- Tavshedspligt og tilegnet viden
- Klager
- Opsigelse af samarbejde
- Tvister eller andet
Summa summarum: Det er afgørende, at det tilfører din virksomhed værdi, når du vælger at outsource en opgave. Du kan spare ressourcer internt, men der kommer en ekstern omkostning, der gerne skal resultere i et positivt output for din virksomhed i sidste ende.
Vi håber, dette korte blogindlæg har givet dig et lille indblik i outsourcing. Hvis du vil læse mere om outsourcing, kan du finde information her >
Tak fordi du læste Høgsbro+ blogindlægget “Gør det enkelt”, der denne gang omhandlede outsourcing.
Kontakt os for at høre mere om hvordan Høgsbro+ kan hjælpe med outsourcing.